ธุรกิจค้าปลีก การป้องกันการทุจริตในการจัดซื้อ อุดรูรั่วได้ กำไรก้อตามมา

รูปมาจาก: http://blog.cbinet.com/blog/bid/320628/The-Retail-Pharmacy-Phenomenon-What-it-Means-for-Pharma-Marketers

ธุรกิจร้านยากำไรก้อไม่ได้มากเหมือนในอดีต ยิ่งแข่งขันมาก ขายตัดราคาแข่งกัน กำไรจะเหลือเท่าไหร่กัน ยิ่งไปกว่านั้นยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดรูรั่วที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอในการทำธุรกิจ  ได้แก่รูรั่วที่เกิดจากการใช้จ่ายของกิจการ ทั้งนี้ก็เพราะ การใช้จ่าย เป็นช่องทางที่เงินสดจะไหลออกจากกิจการ หากเจ้าของหรือผู้ประกอบการร้านยา สามารถควบคุมการใช้จ่ายของกิจการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็จะเป็นการอุดรูรั่วของกิจการได้อย่างดี

การใช้จ่ายหลักของกิจการ เกิดจากการสั่งซื้อวัตถุดิบ สินค้า หรือ การบริการ ที่จะนำมาใช้สนับสนุนในการทำธุรกิจ ซึ่งรวมตั้งแต่ การผลิต การขาย ตลอดไปจนถึงกระบวนการ ตามเก็บเงินจากลูกหนี้ และ การชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ เจ้าของหรือผู้ประกอบการร้านยาควรหันกลับไปทบทวนระบบการจัดซื้อของตนเอง เพื่อตรวจสอบดูว่า อาจจะมีรูรั่วเกิดขึ้นบ้างหรือไม่ในกิจการของตน เรามีแนวทางในการอุดรูรั่ว เพื่อเพิ่มกำไรร้านยามาแบ่งกัน..

รูปร้านยา มาจาก:http://retaildesignblog.net/2011/09/15/arenal2-pharmacy-by-marketing-jazz-madrid/

โดยปกติแล้ว กิจกรรมในการจัดซื้อของธุรกิจ มักจะเริ่มต้นเป็นลำดับ ดังต่อไปนี้

1. การขออนุมัติซื้อ

2. การสั่งซื้อ

3. การตรวจรับสินค้า

4. การจัดเก็บและเบิกจ่าย และ

5. การบันทึกและติดตามการชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้

ในแต่ละขั้นตอน เราจะสามารถตรวจสอบรายละเอียดเพื่อการค้นหาและอุดรูรั่วไม่ให้เกิดการรั่วไหลโดยไม่จำเป็นได้ เช่น

» การขออนุมัติซื้อ

 – มีระบบหรือแนวปฏิบัติชัดเจนหรือไม่ว่า ใครเป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการขอซื้อ เช่น ฝ่ายผู้ใช้ (ฝ่ายผลิต, ฝ่ายซ่อมบำรุง) หรือ ฝ่ายจัดเก็บ (คลังสินค้า) หน้าที่ในการขอซื้อนี้ เป็นที่รับทราบกันในกิจการหรือไม่ โดยเฉพาะฝ่ายที่จะต้องเกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายบัญชีและการเงิน เป็นต้น

– การขอซื้อ จะต้องได้รับการอนุมัติก่อนสั่งซื้อหรือไม่ ใครเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ

– มีเอกสารการขอซื้อ หรือแบบฟอร์มการขอซื้ออย่างเป็นกิจจะลักษณะหรือไม่

– มีการตรวจสอบหรือไม่ว่าการขอซื้อเกินความจำเป็นหรือไม่มีประโยชน์ต่อกิจการเท่าที่ควร

– มีการตรวจสอบหรือไม่ว่าการขอซื้อซื้อจากใคร เกิดผลประโยชน์ทับซ้อนแก่ใครหรือหน่วยงานใดในกิจการหรือไม่ มีใครอาจได้รับผลประโยชน์ส่วนตัวหรือไม่

– มีการขอซื้อแบบเร่งด่วนบ่อยครั้งหรือไม่ มีการกำหนดจุดสั่งซื้อและตรวจสอบจำนวนคงเหลือก่อนการขอซื้อทุกครั้งหรือไม่

» การสั่งซื้อ

 – มีบัญชีรายชื่อผู้ขายที่ยอมรับว่ามีประวัติดีหรือไม่ และมีขั้นตอนการคัดเลือกผู้ขายอย่างไร

– ซื้อจากผู้ขายเพียงรายเดียวหรือมีการสอบถามราคาเพื่อเปรียบเทียบกันระหว่างผู้ขายหลายๆ รายหรือไม่

– มีการใช้เทคนิคต่างๆ ที่เหมาะสมในการสั่งซื้อหรือไม่ เช่น การเจรจาต่อรองราคา การสืบราคา การตั้งราคากลาง การประกวดราคา ฯลฯ

– มีใบสั่งซื้อประกอบทุกครั้งหรือไม่ ใบสั่งซื้อมีการเรียงลำดับหมายเลขเพื่อป้องกันการทำเอกสารปลอมหรือทำเอกสารย้อนหลังหรือไม่

– มีการอนุมัติซื้อโดยผู้มีอำนาจทุกครั้งหรือไม่ มีการกำหนดวงเงินสำหรับผู้อนุมัติตามมูลค่าการสั่งซื้อหรือไม่

– ผู้ทำหน้าที่จัดซื้อ เป็นบุคคลเดิมๆ หรือ มีการเปลี่ยนแปลงหมุนเวียนกันเป็นระยะๆ หรือไม่

– ฯลฯ

» การตรวจรับสินค้า

 – กำหนดตัวบุคคลที่จะมีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในการตรวจรับสินค้าไว้หรือไม่

– มีเอกสารประกอบการตรวจรับสินค้า ว่าได้รับการตรวจนับ ตรวจสอบสภาพ หรือ ตรวจสอบคุณภาพ ก่อนการรับสินค้า และมีการลงชื่อเพื่อให้สามารถติดตามตัวผู้ทำหน้าที่ตรวจรับสินค้าได้หรือไม่

– ผู้มีหน้าที่รับสินค้า มีเอกสารที่จะยืนยันได้หรือไม่ว่ามีความต้องการและมีการสั่งซื้อสินค้านั้นๆ และได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ เช่น ใบขออนุมัติซื้อ หรือ ใบสั่งซื้อ เพื่อป้องกันการรับสินค้าที่ไม่ได้สั่งซื้อหรือไม่

– การตรวจรับสินค้ามีการรับรองหรือยืนยันโดยการลงนามผู้รับอย่างน้อย 2 คนร่วมกันหรือไม่

– มีระบบการจัดทำรายงานสิ่งผิดปกติ เช่น วัสดุส่งไม่ครบ วัสดุชำรุดหรือไม่ได้คุณภาพ บ้างหรือไม่

– หากสินค้าไม่ผ่านการตรวจรับ มีขั้นตอนการทำงานกำหนดไว้อย่างไรหรือไม่ เช่น การติดตามใบลดหนี้จากผู้ขาย หรือ การต้องนำสินค้าใหม่มาทดแทน

– หากต้องมีการตรวจสอบหรือทดสอบ เช่น การชั่งน้ำหนัก หรือ การตรวจสอบคุณภาพ จากแผนกตรวจสอบคุณภาพหรือจากหน่วยงานภายนอก ได้มีเอกสารยืนยันประกอบการรับของหรือไม่

– ฯลฯ

» การจัดเก็บและเบิกจ่ายสินค้า

– มีระบบการจัดเก็บสินค้าที่มีความปลอดภัยต่อการสูญหายหรือมีความเสี่ยงต่อการสูญเสียอื่นๆ เช่น น้ำท่วม น้ำรั่ว ไฟไหม้ สารพิษรั่วไหล หรือ การระเบิด หรือไม่

– มีระบบการตรวจสอบ สุ่มตรวจ หรือตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลังเพื่อให้เกิดความถูกต้องเป็นระยะๆ หรือไม่

– มีระบบการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังที่สามารถระบุและติดตามตัวผู้เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจนหรือไม่

– การจัดเก็บสินค้าแบ่งตามมูลค่าและความสำคัญของสินค้าหรือไม่ หรือ จัดเก็บรวมๆ กัน

– มีอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับช่วยเหลือในการจัดเก็บ การเคลื่อนย้าย หรือ การขนส่ง อย่างพอเพียงเพื่อให้เกิดความปลอดภัยแก่สินค้าและพนักงาน เกิดความรวดเร็วในการทำงาน และ ป้องกันไม่ให้สินค้าเกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างการเคลื่อนย้ายหรือไม่

– ฯลฯ

» การบันทึกและติดตามการชำระหนี้

 – มีการแยกความรับผิดชอบระหว่างหน่วยงานจัดหา หน่วยงานตรวจรับ และหน่วยงานบัญชี ออกอย่างเป็นอิสระ หรือไม่

– มีการทำบัญชีหรือระบบบัญชีที่เชื่อถือและยอมรับได้เกี่ยวกับการบันทึกและควบคุมเจ้าหนี้ ภาระหนี้สิน และ การชำระหนี้ หรือไม่

– มีการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้รับหรือไม่

– มีการชำระเงินเกินจำนวนสินค้าหรือบริการที่ได้รับหรือไม่

– มีการอนุมัติก่อนการจ่ายเงินชำระหนี้โดยผู้มีอำนาจทุกครั้งหรือไม่

– จ่ายเงินชำระหนี้ตรงตามจำนวน ตรงเวลา และตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้กับผู้ขายทุกครั้งหรือไม่

– ใบสำคัญจ่ายที่จ่ายเงินไปแล้ว มีการทำเครื่องหมายที่ชัดเจนเพื่อป้องกันการจ่ายเงินซ้ำหรือไม่

– มีการแยกเอกสารหรือหลักฐานการสั่งซื้อที่ชำระเงินแล้วและยังไม่ได้ชำระเงินแยกกันอย่างชัดเจนหรือไม่

– ฯลฯ

ประเด็นและแง่มุมต่างๆ ที่ผมได้รวบรวมมานี้ อาจช่วยให้ท่านเจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ได้ตระหนักและหันมาตรวจสอบกิจการของท่านว่าอาจเกิด “รูรั่ว” ขึ้นในกิจการของท่านอย่างเป็นระบบระเบียบได้ตามสมควร หากตรวจพบ หรือสงสัยว่าจะเกิด “รูรั่ว” ใดๆ ก็จงรีบหาวิธีจัดการ “อุดรูรั่ว” เหล่านี้ไว้เสียก่อนแต่เนิ่นๆ ก่อนที่จะเกิดความเสียหายที่ไม่ควรเกิดต่อกิจการของท่าน ให้มานั่งเจ็บใจภายหลัง เจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอีควรหันกลับไปทบทวนระบบการจัดซื้อของตนเอง เพื่อตรวจสอบดูว่า อาจจะมีรูรั่วเกิดขึ้นบ้างหรือไม่ในกิจการของตน

แหล่งข้อมุล:
อุด “รูรั่ว” กิจการ, http://www.ksmecare.com/Article/63/7442/อุด-รูรั่ว-กิจการ


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s